omerבעידן ה- WEB3.0 בעלי עסקים נתקלים באתגרים חדשים – זה בדיוק הזמן לחזור אל הבסיס. במאמר זה נדבר על האלמנטים החשובים שאסור לוותר עליהם בניהול עסק בעידן המודרני…
נכתב על ידי: אראלה כרסנטי שמילה - ייעוץ עסקי
פתחתם עסק חדש או יש לכם עסק פעיל כבר מספר שנים, אתם מעסיקים עובדים, משקיעים בשיווק, עושים מכירות, מטפלים בלקוחות, יתכן ואתם מנהלים מלאי, אתם מוציאם חשבוניות ומשלמים לספקים. כל אחת מהפעולות הללו דורשת ניהול נכון. במאמר הנוכחי תקבלו מספר כלים לניהול עסק נכון.
כל עסק צריך ניהול
עסק צריך ניהול. בכל שלב בחיי העסק צריך לנהל אותו נכון. בין אם אתם עסק מתחיל או עסק שפעיל כבר כמה שנים, עסק בקשיים או עסק בתנופה וצמיחה, בכל מצב נדרש ניהול מקצועי ונכון.
עסק לא מנוהל נכון או העדר ניהול משפיע בצורה ישירה על הכסף שנשאר לכם בסוף החודש בבנק. ויותר מזה כשהעסק מנוהל לא טוב הלחץ גדל, יש בזבוז זמן אדיר של זמן כסף ותשומת לב, עובדים בכיבוי שריפות ועושים הרבה טעויות.
והתוצאות לא מאחרות לבוא – כשהעסק לא מנוהל יש נטישת לקוחות, תסכול של עובדים, אין גביה ויש הפסדים.
כל עוד רמת הביקושים גבוהה העסק לא מנוהל יכול לשרוד איכשהוא. אבל ברגע שמשהו מאט, הביקושים יורדים, לקוחות נוטשים, מתחרים מתחזקים, השוק משתנה, נכנס להאטה או שינוי בהעדפות, וכל אלו תמיד קורים מתי שהוא, אז העדר ניהול מוביל לכאוס, הפסדים וחלילה סגירת העסק.
הבעיה היא במצבים בהם העסק לא מנוהל, עד שמזהים את עומק הבעיה לעיתים כבר מאוחר מדי. פשוט אין מדדים ולא נמצאים עם האצבע על הדופק אז מפספסים את המצב האמיתי של העסק. עד שנהיה מאוחר מדי. כמו במצב בריאותי כשיש אבחון מקדים יותר קל לטפל, כשהבעיה חמורה וכרונית הרבה יותר קשה לטפל.
מה אנחנו רוצים לנהל
כמה דוגמאות לתחומים הדורשים ניהול בעסק:
לנהל את המכירות – לנהל את הלידים הנכנסים, לחזור ללקוחות מתעניינים מהר כל עוד הליד חם – זה מגדיל את הסיכוי לסגירות. לדעת מה אחוזי הסגירה שלכם, מתי מצליחים לסגור ומול איזה לקוחות, לנהל את המוצרים שלכם – לבנות מוצרי פרימיום ולנהל את כל תהליך המכירה.
ניהול תזרים מזומנים – לדעת מראש מה צפי ההכנסות בעסק, צפי ההוצאות, ולנהל תזרים מזומנים קבוע.
ניהול העובדים – עובדים הם המשאב הכי יקר והכי משמעותי בעסק שלכם – צריך לנהל אותם הן במישר המקצועי, והן במישור הבין אישי. שידעו מה מצופה מהם, שיהיו להם מטרות ברורות וידעו מה נחשב הצלחה בתפקיד שלהם.
ניהול השירות – לבנות תהליכי שירות טובים שעוזרים ללקוח, שנותנים ללקוח הרגשה טובה שירצה לחזור אליכם. ויותר מזה שירצה להמליץ עליכם.
ניהול הגביה – כן גם גביה חשוב מאוד לנהל אחרת אולי תמכרו מעולה, תשקיעו בלקוחות שלכם אבל לא תראו את הכסף. גביה כל כל דבר בעסק מחייב ניהול יומיומי. פוקוס על ההכנסות. ככל שהחוב ישן כך הסיכוי לגבות אותו קטן. ולכן גביה מחייב ניהול רציף ומקצועי.
אלו רק דוגמאות מתחומים שונים בעסק שמצריכים ניהול. כמובן, חשוב שכל מחלקה וכל פעילות בעסק תהיה מנוהלת נכון ובמקצועיות.
אם אתם חברת פרוייקטים או חברת פיתוח כמובן שנדרש ניהול נכון של הפרוייקט וניהול הפיתוח. לתחום ניהול הפרוייקטים יש תורה שלמה שמלמדת איך לנהל פרוייקט.
הבסיס לניהול הוא יעדים ברורים – מה רוצים להשיג, לוחות זמנים לכל תוצאה רצויה, ומה נדרש על מנת להשיג אותם.
המלצות – על מנת לנהל נכון את העסק כמה המלצות:
1. בדקו איזה מבין התחומים מנוהלים הכי פחות טוב אצלכם, מפו אותם ודרגו אותו מהתחום הכי כואב שמייצר לכם הכי הרבה בלגאן והפסדים, לתחום הכי תקין. לרוב העדר ניהול בעסק לא קורה רק במחלקה אחת אלא הוא מאפיין את העסק כולו. עם זאת, על מנת להיות אפקטיביים ולהצליח לעשות שינוי כלשהו, לאחר המיפוי, תבחרו את התחום שיש לו את ההשפעה הכי משמעותית על העסק שלכם ותתחילו לטפל בו.
2. בחרתם איפה להתחיל? מצוין עשו עכשיו עבודת עומק – מפו את הבעיות הקיימות, אלו בעיות חוסר הניהול מייצר לכם, איך חוסר הניהול משפיע על העובדים על הלקוחות ועל ההכנסות בעסק.
3. הגדירו יעדים ומה צריך לקרות – ציירו את התמונה של המצב האופטימלי של העסק שלכם. איך אמור להראות. מה הייתם רוצים
שיקרה, איך הייתם רוצים שהתחום הזה יעבוד. מה אתם רוצים מהעובדים שלכם.
4. שלבו את העובדים הרלוונטיים לתהליך, תבנו יחד איתם את המטרות והיעדים ומה רוצים להשיג. חשוב לשלב את העובדים כי כך אתם משיגים שיתוף פעולה שלהם. פחות להנחית להם משימות ויעדים ויותר לשתף ולגרום להם לרצות להיות חלק מהשינוי שאתם מובילים.
5. תבנו תהליכים שתומכים בתוצאות שאתם רוצים. מה ההתחלה, מה קורה בכל שלב, מי אמור לטפל במה, תהליכים מייצרים סדר. הם מפנים את העובדים מלחשוב כל רגע מחדש מה לעשות עכשיו ונותנים להם כללים של עשה ואל תעשה. שיקול דעת הוא טוב וחשוב, וחשובים גם תהליכים קבועים וכללי עבודה מסודרים. כך אפשר לעבוד בצורה יותר אוטומטית, מהירה וללא טעויות. תשקיעו בכתיבת תהליכים נכונים שטובים לכם ומתאים לצורת העבודה שאתם רוצים שלביה.
לאחר כתיבת הנהלים חשבו לראות ולעקוב לפחות בהתחלה שאכן עובדים לפי הנהלים שנקבעו. אם לא למה לא.
6. תבנו תוכנית עבודה – הכוללת לוחות זמנים, גורם אחראי, והערות במידה ויש. תוכניות עובדה מבטיחות שמה שאתם רוצים גם יקרה. כששמים לוחות זמנים ופעולות ברורות לביצוע ולידם אדם אחרי יש סיכוי שהדברים יקרו כמו שאתם רוצים. כמו בתהליכים חשוב גם כאן לבצע מעקב שוטף ולראות שהדברים מתקדמים לשביעות רצונכם.
7. ערכו פגישות שבועיות – דו שבועיות לוודא שהדברים נכנסים לתהליך עבודה ואכן קורים.
8. צפו לשינוי חיובי בתחום, עבדו בשיתוף עם העובדים שלכם, ושלבו את הלקוחות בתהליך במידת הצורך.
9. תנו גב לעובדים תסבירו להם למה השינוי חשוב ומה התפקיד שלהם בהטמעת השינויים בארגון. ככל שתצליחו למשוך את העובדים ולגרום להם לרצות להיות חלק בתהליכי השינוי כך תצליחו יותר. מוטיבציה פנימית של עובדים חשובה יותר מכל דחיפה חיצונית. תנו להם את האפשרות להביע את עצמם, להיות יצירתיים ולתצרום לשינוי. עובדים לרוב רוצים לעבוד במקום מסודר, שיש להם תשובות טובות ונותנים שירות טוב ללקוחות. גבשו צוותי עבודה שיעבדו ביחד על התחומים הנדרשים שינוי. אפשרו להם אוטונומיה וחופש פעולה להביא את עצמם. תנו להם להיות גאים במה שעושים.
10. לאחר שיפור בתחום הנבחר עברו לתחום הבא בתור. אם יש לכם צוות ומנהלי מחלקות – תוכלו לפעול לשיפור מספר תחומים בו זמנית.
כמו שאנחנו רואים, ניהול עסק הוא תחום מורכב שמצריך ידע מקצועי, מיומנות וניסיון.
בגלל מורכבות התחום חשוב שתעזרו ביועצים עסקיים עם ניסיון והצלחות מוכחות. תקבלו מהם אבחון וכלים איך להתנהל נכון. לשפר את הניהול בעסק ולהציע לתוצאות טובות במהירות. יועץ עסקי מקצועי טוב מקצר לכם את הדרך חוסך זמן ומביא אתכם ביתר קלות למטרה.
ניהול מתחיל בהבנה מהם היעדים ואיך רוצים שהעסק שלכם יראה. כשיש יעדים ומטרות ואיתם תוכניות עבודה שתומכות בהשגת היעדים זה שלב ראשון בניהול.
ככל שהעסק מנוהל טוב יותר, יש נהלים ותהליכים ברורים ועובדים רתומים ורוצים לעשות שינוי, כך רמת הטעויות והלחצים יורדת.
כשהעסק מנוהל נכון יש יותר זמן לפיתוח עיסקי, יש זמן ואנרגיה לחשוב על הדברים הבאים, להשקיע בעובדים, להשקיע בלקוחות. לפנק אותם, לתת להם יחס. כשהעסק לא מנוהל – מבולגן, הבעיות רק עולות ומתגברות והתוצאה של זה כואבת. עובדים מאוד מתוסכלים לעבוד במקום מבולגן, כאוטי ולא מסודר.
תשקיעו בניהול העסק שלכם עכשיו. תזכרו ניהול נכון של העסק הוא מפתח להצלחה עסקית ורווחים. תשקיעו את הזמן והמשאבים הנדרשים ותראו תוצאות והצלחה בעסק שלכם.
בהצלחה.
